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  • Unified Communication Assistant (Ostfalia)
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Inhalt

Allgemeine Informationen

Das Rechenzentrum hat für eine komfortable Bedienung der VoIP-Endgeräte eine neue Anwendung den Ostfalia-Unified Communication Assistant (Ostfalia-UCA) programmiert, mit der Sie vom PC aus viele Komfortfunktionen von VoIP nutzen können. Geschäftliche und private Telefonverbindungen aufbauen, Anrufbeantworter abhören und konfigurieren, Kurzwahl-Nummern einrichten, Persönliches Adressbuch aus MIKA in das Persönliche Verzeichnis Ihres Telefon übertragen, Portal aufrufen, auf E-Mails und Termine zugreifen. Auf Rechnern die vom Rechenzentrum über DSM versorgt werden, wird die Anwendung automatisch installiert.

Auf Rechnern, die nicht per DSM vom Rechenzentrum versorgt werden müssen Sie die Anwendung selbst installieren. Sie können diese über das Portal herunterladen.

(1) Rufen Sie im Portal unter "Allgemeine Dienste" den Link "Software" auf und öffnen Sie die "ostfalia Geschäftsausstattung". Unter "Software" finden Sie im Ordner "Ostfalia" den Unterordner "UCA" . Dort sind die Anwendungen für die verschiedenen Betriebssysteme hinterlegt.

(2) Für für Mac OS X Betriebssysteme wählen Sie sonia-app-desktop-uca-3826.dmg aus

(3) Für Linux- Betriebssysteme wählen Sie sonia-uca-deskto-uca-3.8.26.jar

(4) Für Windows-Betriebssysteme Sie uca-3.8.26.exe

Starten Sie das Installationsprogramm und folgen Sie den Anweisungen. Unter Mac OS X müssen Sie eventuell Ihre Sicherheitseinstellungen für den UCA anpassen.

Sie können jetzt mit dem Ostfalia-UCA arbeiten. Mit dem Ostfalia-UCA können Sie über die "Hilfe" jederzeit bequem auf die Informationen zu den Einstellungen und Funktionen (siehe unten) zugreifen.

 

Welche Funktionen bietet mir der Ostfalia-UCA?

  • Auswahl der Standard-Telefon-Nummer
  • Eingabe einer Einwahl-Nummer für private Gespräche,
  • Zugang zu Webschnittstellen um Ihren Anrufbeantworter zu konfigurieren und Schnellwahltasten des Telefons zu belegen,
  • Geschäftliche und private Telefonverbindungen aufbauen,
  • Faxe versenden
  • Kurzwahl-Nummern einrichten,
  • Anrufbeantworter abhören,
  • Personensuche im Ostfalia-Adressbuch, im Persönlichen Adressbuch in MIKA oder in einem Gruppenadressbuch,
  • Persönliches Adressbuch aus MIKA in das Persönliche Verzeichnis Ihres Telefon übertragen,
  • Portal direkt aus dem Ostfalia-UCA aufrufen
  • MIKA direkt aus dem Ostfalia-UCA aufrufen

Wie melde ich mich am Ostfalia-UCA an?

Öffnen Sie die Anwendung mit einem Doppelklick und geben Sie Ihre Zugangskennung der Hochschule und das dazugehörige Passwort ein. Klicken Sie auf "OK" um sich anzumelden.

Sie können diese Eingabe wahlweise auch dauerhaft auf Ihrem PC speichern, indem Sie den Haken bei "Zugangskennung verschlüsselt abspeichern" setzen und anschließend auf "OK" klicken um sich anzumelden.

Welche Einstellungen muss ich als erstes vornehmen?

In der Startmenüzeile wird nach der Anmeldung am Ostfalia-UCA ein Hörer als zusätzliches Symbol eingeblendet, welcher das Programm symbolisiert.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hörer.

Wählen Sie mit der linken Maustaste "Einstellungen" aus.

Wechseln Sie zur Registerkarte "Telefon" und klichen Sie auf "Telefone einlesen".

 

Falls Ihnen mehrere Rufnummern oder Telefone zugeordnet sind, müssen Sie festlegen, von welchem Apparat bzw. welcher Telefonline Ihre Anrufe getätigt werden sollen.

 

Im Feld "Privat-Prefix" können Sie Einwahlnummer und PIN Ihrer Callingcard eingeben. Diese Angabe wird künftig vom Ostfalia-UCA immer vorab gewählt, wenn Sie die Funktionen für Privatgespräche nutzen. Trennen Sie Einwahlnummer und PIN durch mindestens drei Kommazeichen (für die erforderliche Wählpause), setzen Sie die PIN in geschweifte Klammern und beenden Sie die Eingabe mit zwei Kommazeichen nach der PIN. Da die Pausen je nach Anbieter unterschiedlich lang sein können, müssen Sie eventuell weitere Kommazeichen einfügen.

Zur Konfiguration Ihres Anrufbeantworters stellen wir Ihnen eine Webschnittstelle zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie Ansagetexte aufnehmen, einrichten und Optionen für die Abfrage einrichten können. Von der Registerkarte "Telefon" können Sie direkt auf die Web-Schnittstelle zugreifen.

Über die Registerkarte Telefon können Sie auf die Funktion "Schnellwahltasten belegen" zugreifen. (Die Schnellwahltasten befinden sich rechts neben dem Display Ihres Telefons und können über eine Webschnittstelle mit häufig verwendeten Nummern belegt werden. Die Schnellwahltasten des VoIP-Endgerätes können Sie nicht für den Aufbau privater Telefongespräche nutzen, da die Telefone selbst - anders als der Ostfalia-UCA - keine Pausen zwischen Einwahl, PIN und Telefonnummer zulassen. PIN und Telefonnummer müssen manuell eingegeben werden)

Welche Optionen kann ich noch im Ostfalia-UCA auswählen?

Auf der Registerkarte E-Mail können Sie auswählen, ob und in welchen Abständen Sie über auf MIKA eingegangene E-Mails informiert werden wollen.

Auf der Registerkarte "Extras" können Sie auswählen, ob auf dem Display Ihres Telefons der Fortschritt des Wahlvorganges angezeigt werden soll. Außerdem steht Ihnen ein Button zur Verfügung, mit dem Sie den Ostfalia UCA aktualisieren können, falls Sie unter Linux oder Mac OS arbeiten. Unter Windows wird der Ostfalia-UCA automatisch aktualisiert.

Auf der Registerkarte "Kalender" können Sie einen Audio-Alarm für Ihre Termine in MIKA aktivieren.

Wie baue ich eine geschäftliche Telefonverbindung mit dem Ostfalia-UCA auf?

Dazu stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Telefonnummer einfügen"  (kein Doppelklick) aus. Geben Sie die Telefonnummer über die Tastatur oder aus der Zwischenablage ein und klicken Sie auf den grünen Hörer.
  • Kopieren Sie eine Telefonnummer aus einem Dokument oder einer E-Mail in die Zwischenablage und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Telefonnummer einfügen und wählen" (kein Doppelklick) aus.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Personensuche" aus. Wählen Sie die Registerkarte des gewünschten Adressbuches aus und starten Sie eine Suche. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag des Suchergebnisses wird der Wählvorgang gestartet.

Über Ihr VoIP Telefon wird die ausgewählte Rufnummer bei aufgelegtem Hörer gewählt und es schaltet sich automatisch der Lautsprecher Ihres Telefonapparates ein. Um den Lautsprecher auszuschalten, heben Sie einfach den Hörer ab. Das Gespräch beenden Sie, indem Sie auf das rote Hörersymbol klicken oder den Hörer auflegen.

Wie baue ich eine private Telefonverbindung mit dem Ostfalia-UCA auf?

Als Voraussetzung für den Aufbau privater Telefonverbindungen müssen Sie unter "Einstellungen > Telefon > Privat-Prefix"  Einwahlnummer und PIN Ihrer Callingcard eingeben haben.

Kopieren Sie eine Telefonnummer aus einem Dokument oder einer E-Mail in die Zwischenablage und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Telefonnummer einfügen und privat wählen" (kein Doppelklick) aus.

  • Um eine gespeicherte Kurzwahlnummer zum Aufbau einer Telefonverbindung zu nutzen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen  "Kurzwahlnummern" aus und klicken Sie (kein Doppelklick) auf die gewünschte Nummer. Der "Ostfalia-UCA" startet den Wählvorgang automatisch.

Über Ihr VoIP Telefon wird die ausgewählte Rufnummer bei aufgelegtem Hörer gewählt und es schaltet sich automatisch der Lautsprecher Ihres Telefonapparates ein. Um den Lautsprecher auszuschalten, heben Sie einfach den Hörer ab. Das Gespräch beenden Sie, indem Sie auf das rote Hörersymbol klicken oder den Hörer auflegen.

Wie versende ich ein Fax per E-Mail über den Ostfalia-UCA?

Dazu stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:

  

Geben Sie einen Betreff ein und optional eine Kurznachricht und fügen Sie, falls gewünscht, einen oder mehrere Anhänge hinzu.

 

Wie kann ich Kurzwahlnummern einrichten und nutzen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Kurzwahlnummern ? Bearbeiten" aus.

Geben Sie die gewünschten Telefonnummern ein. Setzen Sie für den Aufbau privater Telefonverbindungen den Haken bei "Privat".

Zum Speichern klicken Sie auf "OK". Sie können bis zu 10 Kurzwahlnummern anlegen.

Als Voraussetzung für den Aufbau privater Telefonverbindungen müssen Sie unter "Einstellungen > Telefon > Privat-Prefix"  Einwahlnummer und PIN Ihrer Callingcard eingeben haben.

 

Um eine gespeicherte Kurzwahlnummer zum Aufbau einer Telefonverbindung zu nutzen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen  "Kurzwahlnummern" aus

Klicken Sie (kein Doppelklick) auf die gewünschte Nummer.

 

Der "Ostfalia-UCA" startet den Wählvorgang automatisch. Über Ihr VoIP Telefon wird die ausgewählte Rufnummer bei aufgelegtem Hörer gewählt und es schaltet sich automatisch der Lautsprecher Ihres Telefonapparates ein. Um den Lautsprecher auszuschalten, heben Sie einfach den Hörer ab. Das Gespräch beenden Sie, indem Sie auf das rote Hörersymbol klicken oder den Hörer auflegen.

Wie kann ich über den Ostfalia-UCA Kontakte in einem Gruppenadressbuch bearbeiten.

Rufen Sie das über die Personensuche das gewünschte Adressbuch auf. Wählen Sie den Kontakt aus und klicken Sie auf den Button bearbeiten. Sie werden automatisch zu der Anwendung "Gruppenadressbuch" weitergeleitet und können dort den Kontak bearbeiten. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

Wie kann ich mit dem Ostfalia-UCA Telefonnummern in dem Verzeichnis "Persönliches Adressbuch" der VoIP-Anlage anlegen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Hörersymbol und wählen Sie "Personensuche" aus.

Wählen Sie die Registerkarte "Persönliches Adressbuch (MIKA)" und klicken Sie zunächst auf "Aktualisieren" um die aktuellen Einträge aus Mika zu laden.

Wählen Sie  "Übertragen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage ggf. mit "OK". 

Mit dieser Aktion werden ALLE bisherigen Einträge in Ihrem Verzeichnis "Persönliches Adressbuch" der VoIP-Anlage gelöscht. 

 

Sobald Sie sich an dem Verzeichnis "Persönliches Adressbuch" eines VoIP-Telefons der Hochschule authentifiziert haben, können Sie an diesem Telefon auf Ihr "Persönliches Adressbuch" zugreifen.

Das Verzeichnis "Persönliches Adressbuch" Ihres Telefons können Sie nicht für den Aufbau privater Telefongespräche nutzen, da die Telefone selbst - anders als der Ostfalia-UCA - keine Pausen zwischen Einwahl, und PIN des Calling-Anbieters und der Telefonnummer zulassen. Die PIN des Calling-Anbieters und die Telefonnummer müssen manuell eingegeben werden.